Archiver les documents administratifs simplifie le management de l’entreprise et contribue à la constitution de son patrimoine économique et social. La législation est d’ailleurs très stricte en ce qui concerne cet aspect de la gestion d’entreprise.
Mais quel est le réel intérêt pour une entreprise d’archiver ses documents administratifs ? Quelles sont les recommandations pratiques en la matière ? On vous dit tout !
Archiver les documents administratifs : quelle importance pour l’entreprise ?
L’archivage de la documentation est souvent perçu comme une énième obligation légale superflue. Pourtant, cette démarche est essentielle au bon fonctionnement de l’entreprise. D’une part, elle lui permet de rester fluide dans sa gestion administrative. D’autre part, elle joue un rôle crucial en cas de litige ou de contentieux.
Une amélioration notable de l’efficacité administrative
Le stockage des documents administratifs se fait suivant une réglementation clairement définie. Chaque pièce, registre ou fichier est identifié, authentifié et placé dans la catégorie correspondante. L’entreprise prend note de toute nouvelle classification afin d’avoir une idée précise de l’emplacement de chaque document.
Cette rigueur administrative facilite la conservation des documents et leur exploitation en cas de besoin.
De plus, le service chargé de la gestion des archives doit faire preuve d’une rigueur notable. L’accès aux fichiers doit être uniquement accordé aux personnes habilitées et chaque retrait de documents doit s’accompagner d’une notification. De cette façon, il est possible de garantir la sécurité des archives et de réduire le risque de perte de données.
Un garde-fou en cas de contentieux
Devant les tribunaux, la preuve fait loi. Les conflits en entreprise n’échappent pas à cette règle. En cas de litige ou de contentieux, l’entreprise se doit en effet de fournir des preuves d’opérations ou de transactions. Mais cela requiert parfois l’exploitation de documents vieux de plusieurs dizaines d’années.
Le fait de bien archiver la documentation administrative aide à conserver une trace de toutes les opérations de l’entreprise. Les documents sont parfaitement conservés et utilisables immédiatement. C’est pourquoi cette démarche est considérée comme un garde-fou en cas de confrontations juridiques.
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Quelle est la durée de conservation des archives exigée par la loi ?
La législation se montre claire en ce qui concerne la durée de conservation des documents administratifs. Elle impose un délai différent pour chacune des données civiles, commerciales, fiscales, comptables ou relatives aux ressources humaines de l’entreprise.
Les documents civils et commerciaux
Cette catégorie constitue l’un des principaux registres des archives d’une entreprise. Elle inclut principalement :
- Les garanties pour les biens ou services fournis au consommateur : 2 ans d’archivage ;
- Les documents relatifs à l’acquisition d’un bien immobilier ou foncier : 30 ans après signature du contrat ;
- Des contrats conclus dans le cadre d’une relation commerciale : 5 ans d’archivage ;
- Les documents décrivant une opération bancaire ou un transport de marchandises : 5 ans ;
- Les déclarations en douane : 3 ans ;
- Des documents relatifs à la propriété intellectuelle : 5 ans après la fin de la protection etc.
Outre la dimension obligatoire, gardez à l’esprit que chacune des durées mentionnées est définie à dessein. Elles tiennent en effet compte de l’importance du document et de sa potentielle utilité pour l’entreprise. Vous devez donc les respecter à la lettre.
Les données fiscales et comptables
Chaque document susceptible de faire l’objet d’un contrôle fiscal doit être conservé pendant les 6 ans qui suivent soit son établissement, soit la date de la dernière modification.
Cette règle est notamment valable pour :
- L’impôt sur le revenu et sur les sociétés ;
- Les bénéfices industriels et commerciaux (BIC), bénéfices non commerciaux (BNC) et bénéfices agricoles (BA) en régime réel ;
- La cotisation foncière des entreprises et la cotisation sur la valeur ajoutée des entreprises ;
- Les impôts directs locaux (taxes foncières…) ;
- Les impôts sur les sociétés pour les entreprises individuelles ;
- Les taxes sur le chiffre d’affaires, etc.
En ce qui concerne les livres, les registres, les bons de commande et autres pièces comptables, leur archivage dure 10 ans après leur dernière utilisation.
Les informations liées à la gestion du personnel
La majorité des documents relatifs aux ressources humaines est conservée quelques années avant d’être considérée comme obsolète. C’est notamment le cas des documents suivants :
- Les bulletins de paie : 5 ans ;
- La comptabilisation des jours de travail des salariés sous convention de forfait : 3 ans ;
- La comptabilisation des heures d’astreinte : 1 an ;
- Les documents relatifs aux charges sociales : 3 ans ;
- Les déclarations d’accident de travail auprès de la CPAM : 5 ans.
Le registre unique de paie constitue la seule véritable exception à ce principe. Tant que l’employé lié à ce document travaille au sein de l’entreprise, vous avez l’obligation de le garder sous archives.
Ce qu’il faut retenir
En conclusion, archiver les documents administratifs est une obligation imposée par la loi. Elle est bénéfique à la gestion de l’entreprise et très utile dans le cadre de la gestion d’éventuels contentieux. Selon la nature des documents concernés, les délais et la durée d’archivage recommandées sont variables.
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