Une facture est un document à la fois comptable, juridique et commercial qui liste la nature, la quantité et les conditions de vente de produits ou de réalisation de services. Une entreprise, quels que soient son statut et sa taille, doit obligatoirement une facture à ses clients après un paiement sur son compte professionnel. Il existe différents types de factures. Leur utilisation se diffère les un des autres en fonction du contexte. Quels sont les différents types de factures ? Ci-dessous les détails.
Les divers types de factures qui existent
La facture la plus commune est celle qu’une entreprise doit à son client lorsque ce dernier réalise une vente de produits ou de services. Elle contient les informations et les conditions générales de vente comme le prix. Pourtant, hormis ce type ordinaire, on distingue d’autres types de factures.
Les factures d’acompte
Un acompte désigne un paiement d’une partie du montant final avant la livraison du bien ou la réalisation d’une prestation.
« Une facture d’acompte est inévitable quand l’entreprise reçoit un acompte venant de son client. »
Les factures de situation
Ce type de facture est également appelé facture intermédiaire ou facture d’avancement. Il est édité au fur et à mesure de l’avancement du travail ou de la prestation. La facture de situation s’utilise fréquemment dans un chantier où les travaux sont réalisés par divers prestataires de service.
Les factures d’avoir
On ne peut ni annuler ni modifier une facture déjà émise. Une facture d’avoir trouve ainsi son utilité lors de l’annulation ou de la correction d’une facture déjà éditée suite à une erreur. L’entreprise peut également utiliser une facture d’avoir si elle souhaite appliquer une remise de prix à ses clients.
Les factures de clôture
Une facture de clôture ou facture définitive possède toutes les valeurs d’une facture : commerciale, juridique, fiscale et comptable. Ce type de facture est délivré en même temps que la réalisation de la prestation ou de la livraison des produits.
Les factures proforma
Une facture proforma est une sorte de facture provisoire. Ce document n’a pas de valeur juridique et comptable. La facture proforma prend la forme d’un devis. Elle est effectuée à la demande d’un client pour l’informer sur le montant des achats et des conditions de vente.
Comment faire une facture ?
Une facture, quel que soit le type, peut être éditée à la main ou avec un logiciel de facturation.
Faire manuellement une facture
Écrire une facture à la main signifie que les éléments de la facture sont tapés manuellement en utilisant des outils de traitement de texte tels que Word ou Excel. Il est possible de télécharger un modèle en ligne et le personnaliser ensuite selon l’entreprise. Avec Excel, on peut faire un calcul, appliquer un taux de la TVA et créer un tableau de suivi, et bien plus encore.
Une facture manuelle est à la fois simple et gratuite. Cependant, Word et Excel ne permettent pas l’obtention d’un document plus professionnel, côté forme. D’ailleurs, les risques d’erreurs sont assez élevés :
- Erreur sur la TVA ;
- Faute sur le numéro ou le code de facture,
- Erreur de la date ;
- Etc.
Faire une facture en utilisant un logiciel
Bon nombre de logiciels de facturation existent. L’utilisation d’un logiciel de facturation facilite les tâches et permet d’obtenir un document plus présentable et plus personnalisé. Pourtant, le tarif d’un logiciel de facturation augmente au fur et à mesure des fonctionnalités qu’il offre.
