La dématérialisation des factures est définie comme le processus de conversion des factures papier en factures électroniques. Cela signifie que les factures sont stockées, gérées et transmises de manière électronique. Cette solution présente de nombreux avantages pour toutes les entreprises, qu'elles soient petites, moyennes ou grandes. Découvrez dans ce billet trois avantages de la dématérialisation des factures !
Présentez vos factures à vos clients plus rapidement
Le traitement manuel des factures papier peut s'avérer fastidieux et long, nécessitant une grande quantité de temps et de ressources au quotidien. Comme vous le verrez sur la page deltic.fr, la dématérialisation des factures permet quant à elle de traiter les factures de manière plus rapide et plus efficace. Les processus de facturation automatisés permettent en effet de gagner du temps en réduisant les tâches manuelles, à savoir :
- la saisie des données,
- la gestion des envois,
- la vérification des paiements.
Les employés auront largement le temps de se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée. La dématérialisation des factures permet en parallèle d'aider à réduire les frais d'impression et les dépenses liées au traitement et au stockage.
Vos documents comptables sont mieux organisés et plus faciles à consulter
En passant à la facturation électronique, les factures électroniques sont organisées, envoyées, reçues et traitées plus efficacement que les factures papier. Cela permet d'améliorer la sécurité des données des entreprises et même des partenaires.
Les factures papier, étant souvent stockées dans des armoires ou des dossiers physiques, elles sont vulnérables aux vols, aux incendies et aux inondations. Les factures électroniques, en revanche, peuvent être stockées sur des serveurs sécurisés, protégés par des contrôles d'accès et des protocoles de sécurité comme des mots de passe.
Avec la dématérialisation des factures, la consultation des documents devient aussi plus facile. Il est possible de trouver des factures en saisissant simplement des mots-clés dans la barre de recherche de votre ordinateur. Il est possible de classer les factures par ordre précis dans des dossiers. Vous pouvez, par exemple, les catégoriser par client ou par projet pour les retrouver facilement en quelques secondes. Vous pouvez également organiser vos factures par date ou par thème (marketing, finance, etc.).
Réduisez votre impact environnemental en n'utilisant pas de papier
En éliminant le papier, l'encre et d'autres fournitures de bureau, les entreprises réduisent ainsi leur utilisation en papier. Le premier avantage environnemental de la facturation électronique est donc la préservation des ressources naturelles. La production de papier nécessite en effet la destruction des arbres et des ressources en eau, ce qui a sans doute un impact négatif sur l'environnement.
De plus, le transfert des factures papier nécessite des déplacements, ce qui génère continuellement des émissions de gaz à effet de serre. En optant pour la dématérialisation des factures, les entreprises peuvent ainsi réduire leur empreinte carbone en évitant ces déplacements. Les factures papier sont aussi souvent jetées après avoir été traitées, ce qui entraîne une accumulation de déchets dans les décharges. La dématérialisation des factures est donc une solution pour réduire la quantité de déchets produits dans les entreprises.
En bref, la suppression progressive des factures papier au profit de la facturation électronique apparaît clairement comme une bonne nouvelle pour la préservation de la planète.
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