La gestion de la logistique a un impact considérable sur les finances d’une entreprise. Le volet achat en particulier revêt une importance spéciale dans la définition de stratégies et de budgets. En effet, deux objectifs doivent impérativement être atteints : un approvisionnement qualitatif et une diminution des coûts.
Une entreprise se doit donc d’être dans un constant souci d’efficience. C’est la raison pour laquelle il est nécessaire d’optimiser vos circuits d’achat à travers les astuces suivantes.
La définition d’une politique d’achat précise
L’AFNOR présente la politique d’achat comme un outil permettant de définir des orientations relatives aux achats et approvisionnements d’un organisme, telles qu’elles sont formulées par sa direction. Vous en tirerez de nombreux profits. On peut citer à titre d’exemple la rationalisation du portefeuille fournisseur que cet article présente largement.
La politique d’achat est dans une certaine mesure la boussole qui oriente toutes les acquisitions d’une entreprise. Dans l’optique de son élaboration, un audit des pratiques appliquées doit être effectué. C’est le seul moyen d’évaluer votre structure et de définir la conception d’achat responsable qui lui correspond.
En effet, cette définition varie énormément d’une entreprise à une autre. Une structure qui fait face à des difficultés financières aura par exemple un besoin pressant de limiter ses coûts. L’achat responsable peut alors impliquer dans ce cas d’être un peu moins regardant sur la qualité.
Pour finir, il est nécessaire que votre nouvelle politique ainsi définie soit formalisée. Vous devez la libeller dans les moindres détails à l’intérieur d’un document accessible à toutes les parties concernées.
L’utilisation des bons outils
Une fois que le cadre dans lequel les achats doivent être effectués est parfaitement ficelé, vous devez vous approprier des outils qui simplifieront les processus et feront gagner en efficacité. Ce sera un grand pas pour dématérialiser les achats et évoluer vers des pratiques plus actuelles. Vos partenaires auront alors plus de temps pour se focaliser sur des tâches à plus forte valeur ajoutée.
Vous avez donc tout intérêt à investir dans un excellent logiciel de gestion. Vous aurez beaucoup plus de facilités à suivre l’évolution de vos acquisitions. C’est aussi une excellente occasion de catégoriser vos dépenses afin de définir les fournisseurs avec lesquels vous devez éventuellement renégocier les termes des échanges.
La prévention des risques
Nombreuses sont les structures qui n’y accordent aucune importance et pourtant, il s’agit d’un élément indissociable à l’optimisation des processus d’achat. Les risques à prévenir peuvent notamment concerner l’état du produit, la volatilité de son prix due à celle des taux de change ou encore l’accusation de délais supplémentaires dans la livraison.
Tous ces risques doivent être identifiés et faire l’objet d’un suivi permanent. De même, des stratégies palliatives doivent être prévues de sorte à limiter au maximum les dégâts potentiels. Les retards dans les délais peuvent par exemple être d’un effet amoindri si vous pensez à diversifier vos fournisseurs. Pareillement, vous pouvez vous mettre à l’abri des fluctuations des prix en produisant des contrats à terme.
En définitive, la gestion des risques est la pierre qui parachève votre œuvre d’optimisation des processus d’achats. Elle vous permet de prévenir toute mauvaise surprise et d’éviter toute rupture imprévue dans le cours de vos activités.
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