La gestion de la paie est l’une des composantes les plus chronophages et fastidieuses en entreprise. C’est d’ailleurs pour cela que plusieurs structures optent pour une externalisation de paie en ligne. Cette solution garantit l’obtention de bulletins conformes tout en permettant à l’entreprise de rester concentrée sur sa principale activité. Zoom sur l’externalisation de paie en ligne et ses atouts.
L’externalisation de paie en ligne : qu’est-ce que c’est ?
En termes simples, externaliser la paie de son entreprise revient à déléguer sa gestion à un sous-traitant. Ce dernier peut être :
- Un cabinet comptable ;
- Un gestionnaire de paie indépendant ;
- Une entreprise spécialisée dans la gestion de la paie ;
- Un éditeur de logiciel de paie (téléchargeable ou directement accessible en ligne).
L’externalisation de paie en ligne, plus particulièrement, revient donc à confier l’externalisation à éditeur de logiciel directement accessible en ligne. À travers cette solution, l’employeur se décharge de l’édition des bulletins ainsi que de diverses déclarations sociales. Selon les besoins de l’entreprise, la sous-traitance peut se faire de deux manières.
La délégation totale de la paie
Dans ce cas de figure, l’organisation du mode de rémunération est entièrement à la charge de l’éditeur de logiciel en ligne. Cependant, pour obtenir les résultats escomptés, il est recommandé à l’entreprise de communiquer au maximum avec l’intervenant externe. Pour une sous-traitance totale, il est donc important de prévoir des échanges réguliers, au moins dans les débuts.
L’externalisation partielle de la paie en ligne
Cette alternative convient aux entreprises qui souhaitent conserver un certain contrôle sur la gestion des salaires. L’éditeur de logiciel met alors l’outil à la disposition de l’employeur. Ce dernier s’en sert lui-même pour simplifier la gestion de cette fonction.
Quelles sont les fonctionnalités associées à l’externalisation de paie en ligne ?
Les logiciels de gestion de paie en ligne aident les dirigeants à traiter les paiements des salaires, mais aussi à gérer les volets social et administratif qui y sont liés.
Les fonctionnalités de base
Ces solutions logicielles donnent généralement aux services essentiels suivants :
- Le télérèglement des cotisations et contributions sociales (via des fichiers de virements SEPA transmis à la blanque) ;
- La saisie des variables de paie (salaires, primes, différents frais, etc.) ;
- L’édition, la dématérialisation et l’archivage des bulletins de paie ;
- La télétransmission des Déclarations Sociales Nominatives (DSN) ;
- Le suivi des salariés (absences, congés, RTT, AT, etc.) ;
- Et l’intégration automatique des écritures comptables.
À cela peuvent s’ajouter la tenue du registre du personnel, l’édition des tableaux de bord pour le reporting RH, la préparation et l’assistance en cas de contrôle URSSAF et la réalisation des documents administratifs RH (attestations Pôle emploi, certificats de travail, etc.).
Les fonctionnalités supplémentaires
Outre ces fonctions de base, plusieurs outils de gestion de paie proposent également :
- La gestion des entretiens professionnels ;
- L’assistance par une équipe d’experts ;
- Une veille juridique et réglementaire ;
- La gestion des notes de frais.
Il est donc recommandé d’analyser minutieusement les offres de différents éditeurs de logiciel de paie pour faire le choix le mieux adapté aux besoins de l’entreprise.
Quels sont les avantages de l’externalisation de la paie en ligne ?
Selon les particularités et les besoins d’une entreprise, le recours à un sous-traitant en ligne peut permettre de profiter des atouts suivants.
Le gain de temps
Les pertes de temps générées par la gestion de paie en interne font partie des principales problématiques poussant les entreprises à externaliser le processus. Qu’elle soit faite de façon totale ou partielle, cette délégation débarrasse les équipes de cette tâche à faible valeur ajoutée.
Dans le cas particulier d’une externalisation partielle, l’automatisation des opérations intermédiaires, telles que les calculs, permet aux équipes de se recentrer sur :
- Les activités d’analyse ;
- Les activités de veille sociale ;
- Les tâches d’assistance juridique.
Les salariés ont ainsi plus de temps à consacrer au cœur de métier. La productivité de l’entreprise en est donc boostée et il en résulte un impact positif sur son développement.
Un gain d’argent
À moyen et à long terme, le gain de temps entraîne un gain financier significatif. Ce dernier s’explique par l’augmentation de la productivité liée à la suppression des tâches à faible valeur ajoutée.
Cependant, pour que ce gain financier soit effectif, il est crucial que la solution de paie choisie soit adaptée aux besoins de votre structure. Afin de faire le meilleur choix, réaliser un audit du système actuel de gestion de paie est fortement recommandé. Les conclusions qui en découleront permettront de faire la différence entre les points forts et les limites du système.
La sélection du logiciel de paie s’effectuera ainsi en ciblant précisément les points défaillants. Il sera alors plus aisé de choisir les fonctionnalités dont vous avez besoin et de supprimer les frais liés aux fonctions non nécessaires.
Une paie conforme et maîtrisée
Il est vrai que gérer soi-même la paie permet de garder le contrôle sur ses données de paie, ses déclaratifs et ses workflows. Cependant, la paie est constamment soumise à des évolutions légales et conventionnelles. La garder conforme peut donc être complexe, puisqu’il faut constamment se mettre à jour et cela peut demander des formations supplémentaires.
Avec un logiciel de paie en ligne, les règles sociales et conventionnelles sont automatiquement mises à jour. De plus, une centralisation des données permet de sécuriser les données sociales. En outre, les risques d’erreurs de calculs et d’oubli de transmission des déclarations (DSN) sont quasiment nuls.
Une meilleure exploitation des données sociales
Lorsqu’elles sont convenablement exploitées, les données sociales optimisent le pilotage des ressources humaines. Plusieurs logiciels d’externalisation de paie en ligne intègrent justement des modules de reporting. Ceux-ci sont destinés à produire les états de contrôle légaux et stratégiques nécessaires.
Échapper aux contraintes du logiciel de paie pour ordinateur
À côté du programme de paie en ligne, les éditeurs de logiciel proposent aussi des applications hors-ligne pour PC. On peut alors se demander pourquoi opter pour une solution en ligne putôt que sur ordinateur. Deux raisons peuvent justifier ce choix :
Échapper à l’installation du logiciel
Pour se servir d’un logiciel pour PC, vous devez commencer par l’installer sur ses propres ordinateurs. Cela demande donc l’utilisation d’espace disque ainsi que des frais de maintenance. Avec une solution en ligne, aucune installation n’est nécessaire puisque tout se passe sur la plateforme dédiée.
Échapper aux impératifs de l’installation
Outre l’installation du logiciel sur PC, s’acquitter d’une licence est généralement nécessaire pour profiter de ce type de solutions. De plus, chaque nouvelle mises à jour doit être installée pour que votre gestion de paie reste conforme et performante. Avec un logiciel en ligne, vous n’avez pas licence à payer, les actualisations sont automatiques, et toutes les données sont stockées dans le Cloud.
Vous pouvez donc accéder à vos données partout et à tout moment. Les opérations étant gérées sur une plateforme, il suffit de se connecter à son espace personnel pour y accéder.
